Comment partager un agenda Google avec d’autres personnes ?

L’agenda Google est un super outil de travail qui permet de planifier ses activités et ses rencontres à travers un calendrier éditorial. Cet outil étant mobile, peut être partagé avec ses collaborateurs ou d’autres personnes pour les tenir informés des heures de rencontre ou de réunion. Cependant, plusieurs personnes peinent à saisir comment ils peuvent partager leur agenda Google avec d’autres personnes. Découvrez ici les étapes à suivre pour y parvenir.

Partager son agenda avec des personnes spécifiques

Agenda Google, encore appelé Google calendar est un calendrier mobile que vous pouvez partager à votre guise. Si vous souhaitez partager votre agenda Google avec d’autres personnes pour mieux gérer vos horaires, vous avez plusieurs options pour le faire.

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Collègues, amis, parents, employés, etc.

Les personnes avec qui partager peuvent être des collègues, des parents, des employés, des amis, etc. Vous pouvez ainsi partager un agenda Google existant ou vous pouvez également en créer et envoyer.

Si l’agenda à partager existe déjà sur votre appareil, vous n’avez qu’à suivre les étapes qui suivent pour y arriver. D’abord, assurez-vous que vous disposez d’une connexion internet de bonne qualité pour favoriser les opérations en ligne. Ensuite, connectez-vous à l’internet pour vous rendre sur la page Google agenda dans un navigateur. Choisissez votre compte Google depuis lequel vous souhaitez partager votre agenda.

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Sélectionnez la rubrique où il est inscrit mes agendas pour choisir le calendrier à envoyer. Allez ensuite dans paramètres du calendrier. A ce niveau, vous aurez à cliquer sur autorisation d’accès et deux options se présentent, dont le partage avec des personnes en particulier. Vous renseignez les données, notamment le mail de la personne qui recevra votre agenda partagé. Après cette étape, vous pouvez valider votre partage.

Trier les informations accessibles aux autres personnes

Par ailleurs, vous pouvez décider de donner accès ou non au récepteur de l’agenda, des détails de son contenu. Ainsi, si vous souhaitez masquer le contenu, vous cochez la petite case (partager uniquement mes informations de disponibilité). Cela permettra de voir uniquement vos moments de disponibilité et d’occupation.

Si à la fin de votre partage, vous désirez stopper le partage de votre agenda avec la personne, il suffit de cliquer sur la boite poubelle dans l’onglet (supprimer) de la section (partager avec des personnes spécifiques) pour ladite personne. Le calendrier disparaitra de son compte.

Partager son agenda avec un grand public

Le partage de votre agenda peut être fait avec un grand public comme des employés de son entreprise ou des collègues de travail. Par conséquent, si votre souhait est de rendre le calendrier public, la procédure est presque la même. Vous suivez les procédures sus développées jusqu’au point d’autorisation d’accès.

A ce niveau, vous cliquez dans la zone (autorisation d’accès sans nommer de personnes, mais des éléments globaux).  Ce qui veut dire que vous avez rendu votre agenda accessible à tout le monde. Il est en effet préférable de rendre public uniquement son agenda professionnel. Vous pouvez toutefois donner accès, uniquement aux titres et les heures de succession des évènements, tout comme la totalité des informations aux récepteurs de votre agenda.

Vous disposez également du droit de donner certains privilèges aux personnes plus importantes et proches de votre équipe. Elles seront alors, non seulement en mesure de voir les détails du contenu, mais aussi capables de les modifier. Les modifications peuvent s’opérer depuis leur Google agenda. Cela signifie qu’elles disposent des mêmes droits que vous, lorsque vous autorisez le (niveau d’accès le plus important). Votre agenda peut aussi s’afficher dans les résultats de recherche de Google.  Vous devez donc être vigilant en rendant votre agenda public.

Accéder à son agenda partagé

Si votre correspondant ne fait pas usage du calendrier partagé, vous pouvez envoyer une invitation rendue possible par l’affichage d’une boite de dialogue. Dans le cas où il utilise déjà le calendrier, l’agenda partagé  sera ajouté à son compte Google de façon automatique. L’intéressé reçoit aussi un mail selon lequel il a reçu un calendrier de votre part et peut cliquer sur le lien dans le mail pour l’accéder.

Vous avez aussi la possibilité d’accéder aux agendas sur votre appareil mobile (iPhone, Android ou iPad). Avec votre Android, ayez la certitude que votre compte Google qui détient le calendrier partagé est ajouté à l’appareil. Il vous permettra d’accéder automatiquement à vos calendriers sur cet appareil.